คู่มือการใช้งาน One Drive

คู่มือการใช้งาน One Drive

OneDrive: แชร์และทํางานร่วมกันทุกไฟล์ของคุณ สะดวกรวดเร็ว และปลอดภัย

OneDrive เป็นบริการพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนบุคคลทางออนไลน์ ที่จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับผู้ใช้งานให้สามารถแชร์ไฟล์กับผู้ร่วมทีมก็ได้ พกพาไฟล์เพื่อการทำงานนอกสถานที่ที่มีอินเทอร์เน็ตก็ได้ เราจะพูดถึงเรื่องต่อไปนี้

  • เทคนิคการจัดเก็บไฟล์และทำงานร่วมกันบน OneDrive
  • การกำหนดสิทธิ์ในการแชร์ไม่ให้ข้อมูลหลุด
  • การทำงานร่วมกันระหว่าง OneDrive และ Service อื่นๆบน  Microsoft 365

การเข้าใช้งาน OneDrive

เข้าผ่านเว็บไซต์  onedrive.live.com

  • (ลงชื่อเข้าใช้งานก่อนทุกครั้ง)

ส่วนประกอบของ OneDrive มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

ส่วนที่ 1 สำหรับการค้นหาเอกสารทุกอย่างที่อยู่ใน OneDrive ของผู้ใช้งาน

ส่วนที่ 2 สร้างเอกสาร Office Online หรืออัปโหลดเอกสาร หรือซิงค์ OneDrive กับเครื่องพีซีส่วนตัว

ส่วนที่ 3 แสดงหมวดหมู่ของเอกสารโดยแบ่งเป็นไฟล์ปัจจุบัน ไฟล์ที่มีการปรับปรุงเมื่อเร็วๆนี้ ไฟล์ที่ได้รับการแชร์ และถังขยะ

ส่วนที่ 4 แสดงรายการเอกสาร วันที่ปรับปรุง คนที่แก้ไขล่าสุด ขนาดไฟล์ และสิทธิในการเข้าถึงไฟล์นั้นๆ

ส่วนที่ 5 แสดงรายการเอกสารที่มีการแชร์เฉพาะกลุ่ม

 

การสร้างเอกสารบน OneDrive

โดยคลิกท่ี New แล้วเลือกสิ่งที่ต้องการสร้าง เช่น เอกสาร Word, Excel, PowerPoint, OneNote หรือ Forms for Excel หรือสร้างโฟลเดอร์ใหม่

ในการสร้างเอกสารใน Office Online จะไม่ต่างกับการใช้ Microsoft Office แบบติดตั้งภายในเครื่องคอมพิวเตอร์เพราะ สามารถดูแก้ไขและบันทึกไฟล์ได้อัตโนมัติ

ขั้นตอนแรกหลังจากการคลิกสร้างเอกสารแล้วคือให้เปลี่ยนชื่อไฟล์ให้สอดคล้องกับเน้ือหาโดยไปที่แถบเมนูด้านบน ตามภาพด้านล่างคลิกสองครั้งแล้วเปลี่ยนชื่อ

 

  • Word Online (รองรับเอกสารนามสกุล PDF ด้วย)

 

  • Excel Online

  • PowerPoint Online

  • OneNote Online

  • Form for Excels

  • PDF

การอัปโหลดเอกสาร

กรณีมีเอกสารอยู่ภายในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสารมารถอัปโหลดไฟล์ไปเก็บที่ OneDrive สามารถทำได้ 3 วิธี คือ

  1. คลิก Upload แล้วเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์จากโฟลเดอร์ภายในเครื่องพีซี

หรือ 2. Drag & Drop หรือลากเอกสารจาก File Explorer แล้ววางใน OneDrive

เมื่อทำการอัปโหลดแล้วจะแจ้งเครื่องหมายเตือนที่ไฟล์ดังภาพ

หากทำการอัปโหลดและไฟล์ซ้ำกันจะปรากฏดังรูป

หรือ 3. เมื่อทาการบันทึกไฟล์ใน Microsoft Office เช่น Word, Excel, PowerPoint ให้คลิก File > Save As เลือก OneDrive ของตนเอง

การแชร์เอกสาร

1. เลือกที่เมนู “Share”

2. ใส่อีเมลพร้อมข้อความของคนที่คุณต้องการส่งให้

3. Inbox ของคุณจะปรากฏข้อความ เพียงแค่คลิก Open ก็สามารถเปิดไฟล์ได้ทันที

**หมายเหตุ  เนื่องจากการแชร์เอกสารมีหลายรูปแบบ มีเทคนิคเลือกง่ายๆดังต่อไปนี้

Anyone with the link :ทุกคนที่มีลิงก์สามารถเข้าดูได้

  • ใครก็ตามที่มีลิงก์สามารถเข้าดูได้

 

  • แชร์เอกสารให้กับคนที่อยู่นอกหน่วยงาน

การแชร์เอกสารให้กับบุคคลภายนอก สามารถให้แก้ไขให้ ​Allow Editing (แต่ถ้าไม่ต้องการให้แก้ไข ควรกำหนดอายุของเอกสารด้วย)

  • ป้องกันไม่ให้ผู้รับทำการดาวน์โหลดเอกสาร

สำหรับวิธีนี้ผู้ส่งต้องการให้ผู้รับอ่านได้เพียงอย่างเดียวผ่านเบราว์เซอร์ และไม่สามารถดาวน์โหลดได้ โดยคลิก Block Download ผู้รับเมื่อได้รับจะไม่สามารถดาวน์โหลดได้

 

People in Contoso with the link : ทุกคนที่อยู่ในองค์กรนั้นๆสามารถเข้าดูได้

  • เอกสารท่ีกำหนดสิทธิ์แบบน้ี จะต้องมีการยืนยันตัวตนว่าเป็นคนในองค์กรเราจริงๆ ซึ่งพอรับลิงค์เอกสารน้ี สามารถเปิดได้ทันที โดยสามารถกำหนดใหแก้ไข หรือไม่ก็ได้ ถ้ากำหนดว่าไม่ให้แก้ไข จะสามารถบล็อคการดาวน์โหลด ได้เหมาะกับเอกสารทั่วไปที่ใช้เฉพาะภายในองค์กร

People with existing access : เฉพาะคนที่เคยเข้าสิทธิ์เอกสารนี้เข้าดูได้

 

  • เทคนิคน้ี หรือ People with exiting access จะใช้เมื่อบุคคลนั้นมีสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์นี้ก่อนหน้าน้ีแล้วโดยจะทำการส่งลิงก์เท่านั้น

เมื่อผู้รับคนเดิมได้รับเอกสารจะปรากฏข้อความดังภาพ

Specific people : ผู้ที่ถูกระบุเท่านั้น ถึงจะแก้ไขเอกสารนี้ได้

  • เทคนิคนี้เหมาะกับเอกสารที่ต้องการแชร์หรือแก้ไขร่วมกันเฉพาะบางคนเท่านั้น ใครที่รับลิงก์ไปถึงแม้จะอยู่ในองค์กรหรือเคยเข้าถึงก่อนหน้านี้จะไม่สามารถใช้งานได้

4. เมื่อทำการแชร์เอกสารไปแล้ว หากอยากทราบว่าตอนนี้แชร์เอกสารให้กลับใครบ้าง สามารถตรวจสอบไดที่ Shared และ Shared by me

  • หากต้องการเปลี่ยนสิทธิ์ หรือยกเลิกการแชร์ไฟล์ ให้คลิกเลือกที่ไฟล์ และเลือก Manage Access แล้วเลือก Grant Access หรือ Stop Sharing ตามลำดับ

ลบไฟล์แล้วไปไหน

  • เมื่อไฟล์ที่ลบจาก OneDrive จะถูกจัดเก็บใน Recycle Bin ประมาณ 90 วัน

  • โดยสามารถกูคืนไฟล์ได้ภายใน 90 วัน โดยคลิก Restore

การซิงค์ OneDrive กับเครื่องคอมพิวเตอร์

ถ้าคุณใช้งาน Microsoft Office ในเครื่องเป็นประจำ หรือมีไฟล์อื่นๆที่เก็บอยู่ในเครื่องจนทำให้พื้นที่เก้บข้อมูลไม่เพียงพอ คุณสามารถซิงค์ไฟล์มายัง OneDrive Sync

1. คลิก Sync ที่ OneDrive

2. ปรากฏหน้าต่างให้กรอกอีเมลของตนเองและคลิก Sign in

3. เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บไฟล์ และคลิก Next

4. เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการ Sync และคลิก OK

**ข้อสังเกต

การซิงค์ไฟล์จะมีสามแบบคือ

  • Online-Only: ไฟล์จะไม่ดาวน์โหลดลงมาใช้งานพื้นที่เครื่อง จะดาวน์โหลดเมื่อต้องการใช้เท่านั้น โดยเห็น เฉพาะชื่อของไฟล์เท่านั้น
  • Available on this device: ไฟล์ที่มีเครื่องหมายถูกสีเขียว คือไฟล์ที่ดาวน์โหลดแล้วสามารถแก้ไขได้ขณะที่ ออฟไลน์
  • Mark your important files: เป็นไฟล์ที่สําคัญ และให้เก็บลงที่เครื่องนี้เสมอโดยคลิกขวาเลือก Always keep on this device

5. เมื่อเรียบร้อยให้เลือก Open my OneDrive folder

ปรากฏไฟล์ที่ทำการซิงค์

6. หากต้องการแชร์ไฟล์ให้คลิกขวาเลือก Share แต่ถ้าดาวน์โหลดไฟล์มาแล้ว และต้องการประหยัดพื้นที่ของฮาร์ดดิสก์ให้เลือก Free up Space ไฟล์ขนาดใหญ่จะเหลือแค่ชื่อของไฟล์เท่านั้น

7. การตั้งค่าต่างๆของ OneDrive จะอยู่ที่ด้านล่าง ให้คลิกขวาที่ไอคอนก้อนเมฆสีน้ำเงิน คลิก Settings

ซึ่งผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าได้ด้วยตนเองในภายหลัง

 

 

Was this helpful?

Yes   No